w sprawie sporządzania sprawozdań o stanie zobowiązań i należności, o zatrudnieniu
i wynagrodzeniach oraz o wydatkach strukturalnych

Na podstawie § 226 statutu Uczelni (t.j. zarządzenie nr 74/XIV R/2008 Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 31 października 2009 r.) zarządzam co następuje :

Polecenie służbowe dotyczy sprawozdań:
1) kwartalnych:
a) Rb-Z – o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,
b) Rb-N – o stanie należności.
c) Rb-70 – o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
2) rocznych uzupełniających:
a) Rb-UZ - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych,
b) Rb-UN - o stanie należności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej,
3) rocznego sprawozdania o wydatkach strukturalnych Rb-WS - w zakresie realizacji wydatków strukturalnych.

1. Sprawozdania Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN i Rb-WS należy sporządzać zgodnie z zapisami zawartymi w następujących rozporządzeniach Ministra Finansów:
a) z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. 115, poz. 781),
b) z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770),
c) z dnia 20 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz. U. 112, poz. 759),
2. Dane do sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN oraz Rb-WS należy wykazywać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770) z uwzględnieniem zasad wyceny określonych w art. 7 oraz art. 61 ust. 6 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).


1. Zobowiązuję Zastępcę Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania do składania do Ministerstwa Zdrowia łącznych sprawozdań Akademii Medycznej w nieprzekraczalnym terminie:
a) Rb-Z i Rb-N – za I, II i III kwartał ─ nie później niż 14 dni po upływie okresu sprawozdawczego oraz za IV kwartał ─ nie później niż 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego.
b) Rb-70 – nie później niż 16 dni po upływie każdego kwartału,
c) Rb-UZ i Rb-UN ─ nie później niż 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego,
d) Rb-WS – do 30 kwietnia danego roku.
2. Terminowe przekazanie łącznych sprawozdań, o których mowa w pkt 1 uwarunkowane jest terminowym przekazaniem do Działu Planowania i Analiz sprawozdań jednostkowych.

1. Zobowiązuję Kierującego Zespołem ds. Nadzoru nad Szpitalami Klinicznymi do przekazywania do GUS:
1) zbiorczych sprawozdań Rb-Z, Rb-N szpitali klinicznych, dla których Akademia Medyczna jest organem założycielskim, oraz pozostałych jednostek nadzorowanych ─ w nieprzekraczalnym terminie 28 dni po upływie I, II i III kwartału,
2) zbiorczych sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN – w nieprzekraczalnym terminie 52 dni po upływie IV kwartału danego roku.
2. Sprawozdania ze szpitali klinicznych i jednostek nadzorowanych powinny zostać złożone do Zespołu ds. Nadzoru nad Szpitalami Klinicznymi odpowiednio:
1) Rb-Z, Rb-N ─14 dni po upływie I, II i III kwartału,
2) Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN – 37 dni po upływie IV kwartału danego roku.

1. Ustalam nieprzekraczalne terminy przekazywania do Działu Planowania i Analiz, jednostkowych sprawozdań Akademii Medycznej:
a) Rb-Z i Rb-N – 12 dni po upływie I, II i III kwartału oraz 35 dni po upływie IV kwartału danego roku,
b) Rb-70 – 14 dni po upływie I, II, III i IV kwartału danego roku,
c) Rb-UZ i Rb-UN – 35 dni po upływie dnia sprawozdawczego,
d) Rb-WS – do 29 kwietnia danego roku.
2. Do przestrzegania terminów określonych w pkt 1 zobowiązuję:
a) Dyrektora Zarządu Inwestycji Akademii Medycznej ─ w zakresie sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-70, Rb-UZ, Rb-UN, Rb-WS,
b) Dyrektora Zakładu Usług Pralniczych i Różnych „MAX” ─ w zakresie sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-70, Rb-U, Rb-UN, Rb-WS,
c) Kierownika Działu Finansowego Akademii Medycznej – w zakresie sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN, Rb-WS,
d) Kierownika Działu Spraw Pracowniczych Akademii Medycznej – sprawozdanie Rb-70 w zakresie zatrudnienia,
e) Kierownika Działu Płac Akademii Medycznej – sprawozdanie Rb-70 w zakresie wynagrodzeń.

W przypadku nieterminowego przekazania sprawozdań wymienionych w § 3 pkt 1, § 4 pkt 1 i § 5 pkt 1 osoba zobowiązana do przestrzegania terminów składa do kwestora pisemne wyjaśnienie przyczyn opóźnienia.

1. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek zmian w stosunku do danych wykazanych w sprawozdaniach (niezależnie od momentu ich powstania) osoby wskazane w § 5 są zobowiązane do niezwłocznego sporządzenia korekty i przekazania jej do Działu Planowania i Analiz.
2. Ostateczne korekty sprawozdań Rb-Z, Rb-N i Rb-70 za I, II i III kwartał danego roku należy sporządzić po zamknięciu miesiąca kończącego kwartał – w terminie do 30 dnia miesiąca następującego po zamknięciu miesiąca.
3. Ostateczną korektę sprawozdań za IV kwartał danego roku oraz rocznych sprawozdań uzupełniających Rb-UZ i Rb-UN należy sporządzić w terminie do 14 dni od sporządzenia sprawozdania finansowego.

Sprawozdania, o których mowa w § 5 należy sporządzić:
a) w formie papierowej i elektronicznej do edycji – w zakresie sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN, Rb-WS,
b) w formie papierowej – w zakresie sprawozdania Rb-70.

1. Osoby, o których mowa w § 3, 4 i 5 zobowiązane są do sporządzania sprawozdań rzetelnie i prawidłowo pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym.
2. Nadzór nad prawidłowością sporządzanego sprawozdania jednostkowego sprawuje:
a) Zastępca Kwestora – w zakresie sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN, Rb-WS,
b) Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania – w zakresie sprawozdania Rb-70.

1. Zobowiązuję Zastępcę Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania do weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN, Rb-WS, przed przekazaniem ich do odpowiedniego Ministerstwa.
2. Zobowiązuję Kierującego Zespołem ds. Nadzoru nad Szpitalami Klinicznymi do weryfikacji sprawozdań zbiorczych szpitali klinicznych oraz innych jednostek nadzorowanych, także pod względem merytorycznym z odpowiednimi zestawieniami oraz wydrukami z systemu księgowego tych jednostek.

1. Zobowiązuję osoby, o których mowa w § 5 do właściwego udokumentowania i archiwizowania wszystkich sporządzanych sprawozdań (w tym korekt):
1) dokumentacja sprawozdań: Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN oraz Rb-WS obejmuje komplet wydruków kont rozrachunkowych z systemu księgowego i sporządzane na podstawie tych wydruków – odpowiednie zestawienie ujmowanych do sprawozdań sald, podpisane przez osobę sporządzającą oraz osobę odpowiedzialną za podanie danych,
2) dokumentacja sprawozdania Rb-70 obejmuje:
a) w zakresie zatrudnienia – raporty o stanie zatrudnienia z systemu SIMPLE-Kadry,
b) w zakresie wynagrodzeń – listy płac, zestawienia zbiorcze list płac, listy korygujące, listy zwrotne wynagrodzeń.
2. Dokumentację, o której mowa w pkt 1 należy przechowywać formie papierowej i elektronicznej przez okres 6 lat. O nazwie utworzonego pliku powiadamia się administratora sieci.

Osobami odpowiedzialnymi za podanie danych do sprawozdań są:
a) Główny Księgowy Zarządu Inwestycji Akademii Medycznej ─ w zakresie Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN, Rb-70 oraz Rb-WS,
b) Główny Księgowy Zakładu Usług Pralniczych i Różnych „MAX” ─ w zakresie Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN, Rb-70 oraz Rb-WS,
c) Kierownik Działu Finansowego Akademii Medycznej ─ w zakresie Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN oraz Rb-WS,
d) Kierownik Działu Płac – Rb-70 w zakresie wynagrodzeń,
e) Kierownik Działu Kadr – Rb-70 w zakresie zatrudnienia,
f) Główni Księgowi szpitali klinicznych ─ w zakresie Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN, Rb-70 oraz Rb-WS,
g) Główni Księgowi jednostek nadzorowanych ─ w zakresie Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN, Rb-70 oraz Rb-WS.

Polecenie służbowe wchodzi w życie z dniem podpisania.





Otrzymują:
wg rozdzielnika

MK