w sprawie wdrażania bezdziennikowego systemu kancelaryjnego

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dn. U. 2005.164.1365 ze zm.) polecam co następuje:

1. Zobowiązuje się kierowników jednostek wydziałowych, międzywydziałowych i administracji do kompletowania dokumentów zgodnie z bezdziennikowym systemem kancelaryjnym.
2. Każda jednostka organizacyjna jest zobowiązana posiadać, wprowadzone zarządzeniem rektora, aktualne przepisy:
a) Instrukcja Kancelaryjna,
b) Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego,
c) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

1. W celu realizacji systemu należy założyć teczki spraw, dla każdego najbardziej szczegółowego hasła oznaczonego tą samą kategorią archiwalną ─ zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (zwanym dalej „Wykazem”), w których przechowywane będą jednorodne lub pokrewne treściowo pisma.
2. Teczki zakłada się dla klasy czwartego stopnia (np. 0030 Komisje rady wydziału, 0441 Statystyczne opracowania cząstkowe, 2310 Magazynowanie i użytkowanie materiałów, 3110 Finansowanie Uczelni, 5410 Imienne wykazy studentów, którym przyznano stypendia). Jeżeli Wykaz nie zawiera właściwej klasy czwartego stopnia teczki spraw zakłada się dla klasy trzeciego stopnia (np. 032 Wzory odciskowe pieczęci, 043 Plany okresowe i sprawozdania z ich realizacji, 116 Wojskowe sprawy pracowników, 352 Rozliczenia kosztów wynagrodzeń).
3. W przypadku braku właściwej klasy czwartego lub trzeciego stopnia tryb postępowania należy uzgodnić z Archiwum Zakładowym.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej/kierujący daną jednostką wyznaczy pracownika odpowiedzialnego za realizację niniejszego polecenia. Dane osoby wyznaczonej należy przekazać do Archiwum Zakładowego.
2. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny, za zgodne z instrukcją kancelaryjną, zamieszczanie znaku sprawy na pismach sporządzanych i przyjmowanych przez jednostkę.

1. Osoba, o której mowa w § 3 pkt 1 odpowiada za założenie teczek spraw według właściwości merytorycznej pisma określonej w Rzeczowym Wykazie Akt i aktualnym Regulaminie organizacyjnym.
2. Czynności, o których mowa w pkt 1 należy zakończyć do 31 grudnia 2008 r.

Od dnia 1 stycznia 2009 r. pisma należy kompletować wyłącznie w teczkach spraw według merytorycznej treści pisma.

Polecenie wchodzi w życie z dniem podpisania.







Otrzymują:
kierownicy jedn. organizacyjnych