w sprawie przekazywania dokumentacji do Archiwum Zakładowego

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2005.164.1365 ze zm.) polecam co następuje:

1. Zobowiązuje się pracowników Uczelni przekazujących dokumentację do Archiwum Zakładowego do składania kompletnej dokumentacji, w skład której wchodzi protokół zdawczo-odbiorczy w formie papierowej, jak i w formie cyfrowej w postaci pliku tekstowego do edycji zapisanego w formacie MS WORD 1997 lub nowszym.
2. Przed przyjęciem dokumentacji pracownik Archiwum sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów. W przypadku nieprawidłowości w uporządkowaniu materiałów lub w protokole zdawczo-odbiorczym, pracownik Archiwum zwraca dokumenty w celu poprawienia błędów.
3. Przekazanie do Archiwum Zakładowego tylko formy pisemnej spisu zdawczo-odbiorczego jest równoznaczne z przekazaniem dokumentacji niekompletnej, co skutkuje niepodpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego do momentu otrzymania drogą elektroniczną poprawionej wersji.
4. Zaleca się wysyłanie poprawnie sporządzonego spisu zdawczo-odbiorczego drogą elektroniczną wymagającą potwierdzenia odbioru.
5. Plik tekstowy zawierający protokół zdawczo-odbiorczy może również zostać przekazany do Archiwum nagrany na płycie CD/DVD.
6. W przypadku posiadania przez jednostki organizacyjne wcześniejszych protokołów zdawczo-odbiorczych w formie cyfrowej, należy je również przekazać do Archiwum Zakładowego w trybie jak pkt 1 i 2.
7. Niniejsze polecenie dotyczy każdego rodzaju dokumentacji przekazywanego do archiwum, niezależnie od kategorii archiwalnej.

Polecenie wchodzi w życie z dniem podpisania.





Otrzymują:
według rozdzielnika
MC