zm. 1/XIV R/2011

3/XIV R/2011

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2005.164.1365 ze zm.) polecam co następuje:

1.      Zobowiązuje się pracowników Uczelni przekazujących dokumentację do Archiwum Zakładowego lub do zniszczenia, do składania kompletnej dokumentacji, w skład której wchodzi spis zdawczo-odbiorczy lub spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zwane dalej ‘spisami’ w formie papierowej, jak i w formie cyfrowej
w postaci pliku tekstowego do edycji zapisanego w formacie MS WORD 1997 lub nowszym – zalecany jest format docx (Word 2007).

2.      Przed przyjęciem dokumentacji do Archiwum jego pracownik sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów. W przypadku nieprawidłowości
w uporządkowaniu materiałów lub w spisie, pracownik Archiwum zwraca dokumenty
w celu poprawienia błędów.

3.      Przekazanie do Archiwum Zakładowego tylko formy pisemnej jest równoznaczne
z przekazaniem dokumentacji niekompletnej, co skutkuje niepodpisaniem spisu, do momentu otrzymania drogą elektroniczną poprawionej wersji.

4.      Zaleca się wysyłanie poprawnie sporządzonych spisów drogą elektroniczną (e-mail), wymagającą potwierdzenia odbioru.

5.      Plik tekstowy zawierający spis może również zostać przekazany do Archiwum nagrany na płycie CD/DVD.

6.      W przypadku posiadania przez jednostki organizacyjne wcześniejszych spisów w formie cyfrowej, należy je również przekazać do Archiwum Zakładowego w trybie jak pkt 1 i 2.

7.      Niniejsze polecenie dotyczy każdego rodzaju dokumentacji przekazywanego do archiwum lub przekazywanego do utylizacji, wraz ze sporządzanymi dla nich spisów, niezależnie od kategorii archiwalnej.

8.      W formie cyfrowej przekazywane są również:

a)      [1] prace dyplomowe dołączone do akt osobowych studentów studiów 1 i 2 stopnia oraz do teczek osobowych z przewodów doktorskich,

b)      pozycje wchodzące w skład tzw. tek wydawniczych,

c)      materiały Rzecznika Prasowego Uczelni,

d)     inne materiały nie uwzględnione w niniejszym Poleceniu, po wcześniejszym uzgodnieniu z archiwistą.

9.      [2] Dokumentację kategorii A oraz dokumentację niearchiwalną o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat, przekazuje się do Archiwum Zakładowego w teczkach wykonanych z tektury bezkwasowej o odczynniku pH powyżej 7, po uprzednim uzgodnieniu z archiwistą właściwej formy teczki. Zamówienie na teczki spełniające te wymagania należy składać do Działu Transportu i Zaopatrzenia.

 

Traci moc Polecenie służbowe nr 2/XIV R/2009 Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 3 września 2009 r.

 

Polecenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Rektor
Akademii Medycznej we Wrocławiu

prof. dr hab. Ryszard Andrzejak

 

 

 

Otrzymują:

według rozdzielnika

MC

---