w sprawie terminowego przekazywania akt do Archiwum Zakładowego

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2005.164.1364 ze zm.), ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983.38.173 ze zm.), polecam co następuje:

Zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni, do terminowego przekazywania wszystkich zakończonych teczek spraw do Archiwum Zakładowego (zwanego dalej „Archiwum”), w sposób zgodny z zapisami instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Akademii Medycznej we Wrocławiu wprowadzonych zarządzeniem rektora (w dacie wydania polecenia: w § 23 - 25 i 28 instrukcji kancelaryjnej oraz § 7 - 11 instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum - zarządzenie nr 20/XIII R/2004), a także przepisami zawartymi w regulaminie organizacyjnym Uczelni.

Jednostki organizacyjne, które w przepisowym terminie, nie przekazały do Archiwum zalegającej w tych jednostkach dokumentacji, zostaną w formie pisemnej wezwane do przekazania wszystkich zakończonych teczek spraw, dla których upłynął dwuletni okres przechowywania w jednostce organizacyjnej, w terminie uzgodnionym z archiwistą.

1. Archiwum przejmuje akta z jednostek organizacyjnych wyłącznie kompletnymi rocznikami, zakwalifikowane do odpowiednich kategorii archiwalnych, prawidłowo uporządkowane i zewidencjonowane.
2. Akta spraw zakończonych, potrzebne nadal w bieżącej pracy jednostek organizacyjnych dłużej niż 2 lata, mogą w nich pozostać wyłącznie na zasadzie wypożyczenia z Archiwum, po dopełnieniu formalności przekazania do Archiwum ewidencji tej dokumentacji, tj. spisów zdawczo-odbiorczych.

1. W przypadku nieprzekazania akt przez daną jednostkę organizacyjną w przepisowym terminie, Archiwum powiadamia Kanclerza w ciągu 14 dni od upływu tego terminu, o naruszeniu przez daną jednostkę postanowień instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum.
2. Wobec kierowników jednostek organizacyjnych którzy odmówią przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe.
3. Zgodnie z postanowieniami art. 52 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach kierownicy jednostek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność karną za zniszczenie lub uszkodzenie materiałów archiwalnych.

Polecenie wchodzi w życie z dniem 30 czerwca 2010 r.




Otrzymują:
według rozdzielnika

Archiwum/MK