Zarządzenie nr 21/ZK/2015
Kanclerza Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu
z dnia 20 maja 2015 r.
w sprawie powołania zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Na podstawie §24 regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu (t.j. zarządzenie nr 34/XV R/2015 Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 4 maja 2015 r.) zarządza się co następuje:
§ 1
W celu sprawnego wdrożenia systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, zwanego dalej „EOD”, powołuje się zespół (zwany dalej „Zespołem”), do którego wchodzą:1) Kanclerz – koordynator wdrożenia,
2) kierownik Zespołu ds. Zamówień Publicznych,
3) kierownik Działu Transportu i Zaopatrzenia,
4) kierownik Działu Aparatury,
5) kierownik Działu Organizacyjnego,
6) kierownik Biura Obsługi Rektora i Prorektorów,
7) kierownik Sekcji Likwidatury (Dział Finansowy),
8) kierownik Działu Płac,
9) kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego.
§ 2
1. Za poszczególne obszary funkcjonalne odpowiadają:1) sprawne i terminowe wykonywanie czynności wdrożeniowych – koordynator wdrożenia,
2) procedura wyłaniania dostawcy w trybie zamówień publicznych – kierownik Zespołu ds. Zamówień Publicznych,
3) wnioskowanie i realizacja zamówień w zakresie gospodarki zaopatrzeniowej – kierownik Działu Transportu i Zaopatrzenia,
4) wnioskowanie i realizacja zamówień na sprzęt i aparaturę – kierownik Działu Aparatury,
5) przyjmowanie, rejestracja i wysyłka korespondencji zewnętrznej oraz bezdziennikowy system kancelaryjny – kierownik Działu Organizacyjnego,
6) przyjmowanie, rejestracja i wysyłka korespondencji sekretariatów – kierownik Biura Obsługi Rektora i Prorektorów,
7) realizacja płatności na podstawie faktur VAT – kierownik Sekcji Likwidatury,
8) sporządzanie i rozliczanie umów cywilnoprawnych – kierownik Działu Płac,
9) obsługa informatyczna, ochrona i zabezpieczenie systemu – kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego.
2. Kierownik jednostki wymienionej w pkt 1 może delegować do pracy w Zespole pracownika tej jednostki. Delegowanie pracownika nie zwalnia kierownika od odpowiedzialności za sprawne wdrożenie EOD.
3. Koordynator wdrożenia może zapraszać na posiedzenia Zespołu inne osoby posiadające wiedzę niezbędną dla wykonania zadań przez Zespół oraz domagać się sporządzenia przez pracowników Uczelni analiz i zestawień lub przekazania stosownych dokumentów.
§ 3
1. Za przygotowanie niezbędnych zmian w wewnętrznych aktach normatywnych Uczelni,w poszczególnych obszarach funkcjonalnych, odpowiadają kierownicy jednostek wymienionych w §1.
2. Za przygotowanie sprzętu niezbędnego do wdrożenia EOD w jednostkach organizacyjnych wymienionych w §1 odpowiada kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego.
3. Za prowadzenie szkoleń w zakresie korzystania z EOD odpowiada kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego.
§ 4
Zespół przed rozpoczęciem wdrożenia powinien zweryfikować ścieżkę obiegu poszczególnych dokumentów objętych EOD oraz uprawnień do dokonywania czynności na dokumencie.§ 5
1. Zespół, w terminie do 30 czerwca 2015 r. przekaże do kanclerza harmonogram czynności wdrożeniowych, z uwzględnieniem zakresu niezbędnych prac, czasu trwania poszczególnych etapów oraz osób odpowiedzialnych.2. Wdrożenie obszarów funkcjonalnych, o których mowa w §2 powinno zakończyć się do 31 grudnia 2015 r.
§ 6
1. Z prac Zespołu sporządza się sprawozdanie, do którego należy dołączyć harmonogram,o którym mowa w §5 pkt 1 oraz listę osób przeszkolonych w zakresie korzystania z EOD.
2. Sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie Zespołu.
3. Sprawozdanie z prac Zespołu składa się do kanclerza w terminie 14 dni od zakończenia wdrożenia merytorycznego i informatycznego zakresu prac.
4. Dokumentację prac Zespołu należy przekazać do archiwum zakładowego w trybie protokołu zdawczo-odbiorczego za pośrednictwem Działu Organizacyjnego.
§ 7
Nadzór nad wdrożeniem i funkcjonowaniem systemu EOD sprawuje kanclerz.§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Kanclerz
Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu
mgr Justyna Wojtuń
Otrzymują:
według rozdzielnika
MK