w sprawie trybu egzekwowania należności od osób fizycznych oraz należności związanych z obrotem gospodarczym

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2005.164.1365 ze zm.) zarządzam co następuje:

Przepisy ogólne
1. Jednostki organizacyjne Akademii Medycznej (zwanej dalej „Akademią” lub „Uczelnią”) zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. 2005.14.114 ze zm.), zwanej dalej „Ustawą”, a w szczególności jej art. 5.
2. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niedochodzenie należności oraz jej umorzenie niezgodnie z przepisami.

Jednostki organizacyjne Uczelni zobowiązane są do przestrzegania pisemnej formy zlecenia wykonania operacji gospodarczych, wiążących się z uzyskiwanymi przychodami.

1. Podstawą wystawienia dokumentu sprzedaży w Akademii jest zawarta umowa lub zlecenie podpisane przez kanclerza, a w przypadku zakwaterowania w domach studenckich – odpowiedni regulamin.
2. Zobowiązuje się jednostki do przestrzegania przepisów dotyczących zasad wystawiania dokumentów sprzedaży zawartych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004.54.535 ze zm.).

Do każdej umowy z kontrahentem prowadzącym działalność gospodarczą wymagane jest przedłożenie aktualnego (z miesiąca bieżącego lub poprzedniego) wypisu z rejestru przedsiębiorców lub z ewidencji działalności gospodarczej w celu potwierdzenia prowadzonej przez danego kontrahenta działalności gospodarczej.

Termin wymagalności zapłaty powinien być określony w umowie. W przypadku braku umowy, termin zapłaty określa się maksymalnie do 21 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury przez Uczelnię.

Wstępne czynności windykacyjne
1. Wstępne czynności windykacyjne należności od osób fizycznych oraz należności związanych z obrotem gospodarczym podejmują:
1) Dział Finansowy – w zakresie należności związanych ze sprzedażą usług (w tym: mieszkaniowych oraz świadczonych przez bibliotekę), materiałów, środków trwałych, udzielonych pożyczek z ZFŚS, naliczonych kar, związanych z przekroczeniem terminu wykonania umowy, zaksięgowanych zobowiązań pracowniczych, o których mowa w pkt 7 oraz naliczonych odsetek od zaległości,
2) Dział Spraw Studenckich – w zakresie opłat z tytułu korzystania z domów studenckich,
3) dziekanaty – w zakresie opłat wnoszonych przez studentów polskich, cudzoziemców studiujących w języku polskim, uczestników studiów doktoranckich oraz inne osoby (w tym: w ramach kształcenia podyplomowego),
4) Zespół ds. Nauczania w Języku Angielskim – w zakresie opłat wnoszonych przez studentów studiujących w języku angielskim, w tym: opłaty za studia i kursy,
5) Dział Płac – w zakresie nadpłaconego wynagrodzenia,
6) Sekcja Likwidatury – w zakresie udzielonych i nierozliczonych zaliczek,
7) Dział Spraw Pracowniczych – w zakresie zobowiązań pracowniczych, wynikających z zawartych umów.
2. Wstępne czynności windykacyjne to całość działań realizowanych w jednostkach organizacyjnych przed przekazaniem roszczenia do windykacji (z zastrzeżeniem pkt 3 i 5), obejmujące w szczególności:
1) wysłanie wezwania do zapłaty,
2) wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty, po bezskutecznym wezwaniu, o którym mowa w ppkt 1.
3. Dział Spraw Studenckich, dziekanaty oraz Zespół ds. Nauczania w Języku Angielskim sporządzają miesięczne zestawienia dłużników, które przekazują do Stanowiska ds. Windykacji Należności, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin płatności. W zestawieniu należy podać: imię i nazwisko dłużnika, kwotę zaległości oraz termin płatności.
4. Dział Spraw Pracowniczych przygotowuje i wysyła za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, pismo do dłużnika w sprawie powstania i uregulowania zobowiązania, z podaniem 14 dniowego terminu płatności. Kopię pisma wraz z kopią umowy przekazuje do Działu Finansowego – w celu niezwłocznego zaksięgowania i prowadzenia dalszej windykacji.
5. Jednostki organizacyjne, w których powstaną zaległości płatnicze, w ciągu jednego miesiąca od upływu terminu płatności rozpoczynają wstępne czynności windykacyjne.
6. Dział Spraw Studenckich prowadzi wstępne czynności windykacyjne zgodnie z procedurą określoną w odpowiednim regulaminie.
7. Wzory wezwań do zapłaty określają załączniki nr 1 i 2 do niniejszego zarządzenia.

1. W przypadku, kiedy dłużnik uchyla się od zapłaty należności, jednostki organizacyjne wymienione w § 6, wysyłają wezwanie do zapłaty – listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – z podaniem siedmiodniowego terminu zapłaty licząc od dnia otrzymania wezwania.
2. W przypadku, gdy należność nie przekracza kosztów opłaty pocztowej, odstępuje się od wysyłania wezwania do zapłaty.
3. Po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty jednostki wymienione w § 6 w ciągu miesiąca od daty wysłania poprzedniego wezwania, wysyłają ostateczne wezwanie do zapłaty – listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – z podaniem siedmiodniowego terminu zapłaty licząc od dnia otrzymania wezwania.
4. W przypadku, gdy należność nie przekracza 2-krotności kosztów opłaty pocztowej, odstępuje się od wysyłania ostatecznego wezwania do zapłaty.
5. Bezskuteczne ostateczne wezwanie do zapłaty kończy procedurę wezwań.
6. W przypadku zalegania ze spłatą pożyczek z ZFŚS Dział Finansowy kopię wezwania do zapłaty oraz kopię ostatecznego wezwania do zapłaty, wysyła również do wiadomości poręczycielom.
7. Dopuszcza się stosowanie monitów telefonicznych (jako dodatkowej formy wezwania do zapłaty), które powinny być potwierdzone sporządzoną notatką służbową z datą i podpisem osoby ją sporządzającej.

Noty odsetkowe
1. Od należności uregulowanych z opóźnieniem nalicza się odsetki ustawowe. Naliczenia odsetek dokonuje się w formie noty odsetkowej.
2. Dział Spraw Studenckich, dziekanaty oraz Zespół ds. Nauczania w Języku Angielskim sporządzają i przekazują do Stanowiska ds. Windykacji Należności, miesięczne zestawienia dłużników do naliczenia odsetek, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uregulowano należności z opóźnieniem.
3. W zestawieniu należy podać co najmniej: imię i nazwisko dłużnika, aktualny adres zamieszkania, termin płatności oraz termin uregulowania należności.

1. Nie wystawia się noty odsetkowej wobec kwot nieprzekraczających 15,00 zł.
2. Noty odsetkowe wystawia i wysyła do dłużnika:
1) Dział Finansowy – w zakresie należności, o których mowa w § 6 pkt 1 ppkt 1 – nie rzadziej, niż jeden raz w kwartale,
2) Stanowisko ds. Windykacji Należności – w zakresie należności, o których mowa w § 6 pkt 1 ppkt 2, 3 i 4 – niezwłocznie, na podstawie przekazanych przez kierownika jednostki organizacyjnej zestawień, o których mowa w § 8.
3. W odniesieniu do odsetek o których mowa w pkt 2 ppkt 2, wstępne czynności windykacyjne, o których mowa w § 6 pkt 2 przeprowadza Stanowisko ds. Windykacji Należności.

Procedury windykacji wierzytelności
1. W przypadkach, o których mowa w § 7 pkt 2 i 4 jednostka organizacyjna wymieniona w § 6 pkt 1 zobowiązana jest do wystąpienia do kanclerza o odstąpienie od egzekucji należności. Po uzyskaniu zgody jednostka sporządza protokół o nieściągalności wierzytelności, który jest podstawą do spisania kwoty w pozostałe koszty operacyjne.
2. Protokół, o którym mowa w pkt 1, sporządza się kwartalnie, w terminie 10 dni od zakończenia danego kwartału.

1. Potwierdzenie prawidłowo dostarczonych wezwań, o których mowa w § 6 pkt 2 jest niezbędnym dokumentem do dochodzenia należności na drodze sądowej.
2. Brak uregulowania należności po wysłaniu wezwań, o których mowa w § 6 pkt 2 uruchamia (w ciągu miesiąca od daty wysłania ostatecznego wezwania do zapłaty) procedurę sądową.

1. W przypadku zaległości w zapłacie 2 rat miesięcznych czynszu najmu lub dzierżawy sprzętu, osoba prowadząca windykację kieruje do kanclerza wniosek o rozwiązanie umowy najmu.
2. Kopia wyżej wymienionego wniosku oraz oryginał decyzji kanclerza zostają przekazane odpowiednio do Działu Eksploatacji lub do Działu Aparatury Naukowej (kopia decyzji kanclerza pozostaje w aktach sprawy u osoby prowadzącej windykację).
3. Dział Eksploatacji lub Dział Aparatury Naukowej niezwłocznie przygotowuje wypowiedzenie umowy najmu lub umowy dzierżawy sprzętu.

W przypadkach innych niż określone w § 10, wobec braku skuteczności działań podjętych zgodnie z § 7, kierownik jednostki wymienionej w § 6 przekazuje niezwłocznie jeden komplet dokumentów z podaniem aktualnego stanu zadłużenia, osobie prowadzącej windykację, w celu ustalenia dalszego postępowania.

1. Dokumentacja, o której mowa w § 13 powinna zawierać wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy, którymi dysponuje jednostka organizacyjna, a w szczególności:
1) umowy z ewentualnymi aneksami lub zlecenia wykonania usług (jeżeli jednostka zobowiązana jest do ich archiwizacji);
2) wystawione i niezapłacone przez dłużnika faktury (jeżeli usługa podlegała fakturowaniu);
3) kartotekę konta rozrachunkowego (dotyczy spraw prowadzonych przez Dział Finansowy);
4) wezwanie do zapłaty oraz ostateczne wezwanie do zapłaty, wraz z dowodami doręczenia;
2. W przypadku usług świadczonych przez Zakład Medycyny Sądowej oraz Zakład Technik Molekularnych – dodatkowo dołącza się odpis postanowienia o przyznaniu wynagrodzenia biegłemu lub odpis postanowienia w przedmiocie kosztów postępowania przygotowawczego;
3. W przypadku usług zakwaterowania w domach studenckich dodatkowo dołącza się: protokół zdawczo-odbiorczy pokoju, z datą zakwaterowania i podpisem mieszkańca.
4. W przypadku spraw dotyczących udzielonych pożyczek mieszkaniowych dodatkowo dołącza się:
1) umowę pożyczki;
2) wniosek o udzielenie pożyczki mieszkaniowej;
3) oświadczenie pożyczkobiorcy i poręczycieli;
4) poręczenie pożyczki przez poręczyciela;
5) wezwania do zapłaty wraz z dowodami doręczenia pożyczkobiorcy i poręczycielom;
6) regulamin udzielania pożyczek mieszkaniowych w Akademii Medycznej.
5. W przypadku spraw dotyczących wynagrodzeń pracowniczych dodatkowo dołącza się:
1) umowę o pracę;
2) listę wypłaconego wynagrodzenia;
3) listę zwrotną;
4) wezwanie ostateczne, dotyczące zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia wraz z potwierdzeniem odbioru przez dłużnika.

W przypadku celowości skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, osoba prowadząca windykację przygotowuje odpowiedni wniosek do kanclerza.

Procedura sądowej windykacji należności
1. Kierownicy innych jednostek organizacyjnych, a w szczególności: Działu Eksploatacji oraz Sekcji Likwidatury, są zobowiązani do przygotowywania na wniosek osoby prowadzącej windykację, wszelkiej dokumentacji archiwizowanej w ich działach, która jest niezbędna do prowadzenia sprawy sądowej.
2. Po uzyskaniu zgody kanclerza na skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego oraz zgromadzeniu całości dokumentacji, osoba prowadząca windykację niezwłocznie przekazuje zgodę i dokumenty do Zespołu Radców Prawnych, uzyskując pisemne potwierdzenie przekazania.
3. Koordynator Zespołu Radców Prawnych niezwłocznie wyznacza radcę prawnego do danej sprawy (zwanego dalej „radcą prawnym”), o czym niezwłocznie pisemnie informuje osobę prowadzącą windykację.

1. Radca prawny sprawdza kompletność złożonej dokumentacji w ciągu 5 dni roboczych od daty jej otrzymania i w razie stwierdzenia braków wzywa osobę prowadzącą windykację do uzupełnienia brakujących dokumentów.
2. Osoba prowadząca windykację uzupełnia brakujące dokumenty w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania wezwania, a w przypadku braku możliwości uzupełnienia dokumentacji w tym terminie, kieruje do bezpośredniego przełożonego uzasadniony wniosek o wydłużenie terminu (kopię wniosku przedkłada radcy prawnemu).
3. Jeżeli uzupełnienie dokumentacji nie jest możliwe, osoba prowadząca windykację przedkłada radcy prawnemu pisemne wyjaśnienie przyczyn niemożności uzupełnienia dokumentacji (kopię wyjaśnienia przedkłada bezpośredniemu przełożonemu).
4. Radca prawny, w przypadkach określonych w pkt 3, niezwłocznie wydaje opinię w kwestii zasadności występowania na drogę sadową i niezwłocznie przekazuje tę opinię osobie prowadzącej windykację.
5. Osoba prowadząca windykację występuje do kanclerza o wydanie decyzji co do dalszego postępowania.

Po otrzymaniu kompletu niezbędnych dokumentów i potwierdzeniu ich przyjęcia, a także w przypadku wydania decyzji o skierowaniu sprawy na drogę sądową (o której mowa w § 17), radca prawny niezwłocznie przygotowuje pozew do sądu, a kopię dokumentu (pozwu) przekazuje do osoby prowadzącej windykację.

1. Radca prawny po wniesieniu sprawy do sądu prowadzi postępowanie aż do uzyskania prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie.
2. Niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia radca prawny występuje do sądu o nadanie klauzuli wykonalności.
3. Po otrzymaniu orzeczenia z klauzulą wykonalności radca prawny w terminie 5 dni roboczych wzywa dłużnika do zapłaty należności według tytułu wykonawczego.
4. W przypadku braku uregulowania dobrowolnej zapłaty przez dłużnika w ciągu 14 dni od daty otrzymania wezwania, radca prawny niezwłocznie kieruje do kanclerza wniosek o skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej.

1. Radca prawny w ciągu 5 dni roboczych od uzyskania pozytywnej decyzji kanclerza, o której mowa w § 19 pkt 4, kieruje sprawę do komornika o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
2. Radca prawny każdorazowo informuje osobę prowadzącą windykację o podejmowanych czynnościach egzekucyjnych przez komornika oraz przekazuje kopie postanowień i innych dokumentów komorniczych (nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania dokumentu), w tym postanowienia o wyegzekwowaniu należności od dłużnika lub postanowienia o umorzeniu postępowania z powodu bezskuteczności egzekucji.

W przypadku spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego oraz egzekucji komorniczej, osoba prowadząca windykację zobowiązana jest do niezwłocznego informowania radcy prawnego o wszelkich wpłatach dłużnika lub komornika na rzecz Akademii.

1. W przypadku bezskuteczności egzekucji komorniczej osoba prowadząca windykację sporządza wniosek do kanclerza o spisanie należności.
2. Osoba prowadząca windykację, na podstawie decyzji kanclerza o spisaniu należności, sporządza odpowiedni dokument PK, przedkłada do zatwierdzenia bezpośredniemu przełożonemu i księguje go pod datą wydania decyzji kanclerza.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.

Załącznik nr 1
Załącznik nr 2



Otrzymują:
według rozdzielnika
FZ/MK