Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2005.164.1365, ze zm.) oraz § 9 i § 11 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2006.224.1634 ze zm.) zarządzam, co następuje:

 

Z dniem 1 września 2011 r. wprowadza się dla wszystkich wydziałów obowiązek prowadzenia albumu studentów w formie elektronicznej, zwanego dalej „Elektronicznym albumem studentów”, „EAS”i księgi dyplomów w formie elektronicznej, zwanej dalej „Elektroniczną księgę dyplomów”,„EKD”.
 

„EAS” i „EKD” prowadzone są w systemie informatycznym e-ORDO, który automatycznie nadaje kolejne numery.

1.       „Elektroniczny album studentów” powstaje na podstawie danych uzyskanych z systemu Elektronicznej Rejestracji Kandydatów, zwanego dalej „ERK” oraz danych wprowadzanych do systemu e-ORDO przez pracownika dziekanatu dotyczących studentów przyjętych na studia poza systemem „ERK”.

2.      Do albumu wpisuje się:

1)      numer albumu,

2)      datę rozpoczęcia studiów,

3)      imię (imiona) i nazwisko,

4)      datę i miejsce urodzenia studenta,

5)      numer PESEL, w przypadku jego braku inny numer ewidencyjny,

6)      imiona rodziców,

7)      informacje dotyczące świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia studiów:

a) nazwę szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej lub Uczelni,

b) numer oraz datę i miejsce wystawienia

8)      nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej Uczelni oraz kierunek studiów,

9)      rok studiów, na który student został przyjęty,

10) datę i przyczynę opuszczenia Uczelni.

3.      Numer albumu przypisany jest studentowi na wszystkich kierunkach i stopniach studiów realizowanych w Uczelni.

4.      Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta.

5.      „EAS” rozpoczyna się od numeru „1”.
 

Za wprowadzanie danych do „EAS” oraz aktualizowanie informacji o studentach danego wydziału, w tym o studentach opuszczających Uczelnię (z podaniem daty i przyczyny) odpowiada pracownik dziekanatu.

1.      Elektroniczna księga dyplomów stanowi rejestr dyplomów ukończenia studiów na Akademii Medycznej we Wrocławiu.

2.      Elektroniczna księga dyplomów powstaje na podstawie danych wprowadzonych przez pracowników poszczególnych wydziałów i zawiera:

1)     liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu,

2)     numer albumu,

3)     imię (imiona) i nazwisko studenta,

4)     rok i miejsce urodzenia,

5)     numer PESEL, w przypadku jego braku inny numer ewidencyjny,

6)     datę rozpoczęcia studiów (immatrykulacji),

7)     nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej (wydziału) wydającej dyplom,

8)     nazwę kierunku studiów,

9)     datę złożenia egzaminu dyplomowego, uzyskany tytuł zawodowy,

10)datę odbioru dyplomu przez absolwenta oraz informację o wydaniu duplikatu.

3.      Po wprowadzeniu przez pracownika dziekanatu do systemu e-ORDO danych, o których mowa w pkt. 2, system automatycznie nadaje kolejny numer dyplomu w EKD.

 

W EAS i EKD mogą być dokonywane na wniosek studenta, absolwenta lub z urzędu sprostowania z zachowaniem informacji o dokonanych zmianach, dacie oraz osobie, która dokonała sprostowania.
 

1.      Z dniem 31 sierpnia 2011 r. zamyka się prowadzone dotychczas przez poszczególne wydziały albumy studentów i księgi dyplomów.

2        Zamknięcie albumu studentów i księgi dyplomów następuje przez umieszczenie tekstu: „Z dniem 31 sierpnia 2011 r. zamyka się album studentów, księgę dyplomów (nazwa podstawowej jednostki organizacyjnej)”. Pod tekstem należy umieścić pieczęć urzędową (pieczęć okrągła z godłem RP). Zamknięcie potwierdza podpisem dziekan i kierownik Dziekanatu.

3        Po zamknięciu albumu studentów i księgi dyplomów, nie dokonuje się w nich już żadnych wpisów, z wyjątkiem sytuacji określonej w pkt 4.

4        Absolwenci, których numery dyplomów zostały wpisane do księgi dyplomów, a nie odebrali dyplomu przed zamknięciem księgi, potwierdzają odbiór dyplomów w formie, jaka obowiązywała przed wprowadzeniem elektronicznej księgi dyplomów.

5        Studenci, którzy rozpoczęli studia przed rokiem akademickim 2010/2011 zachowują dotychczasowe numery albumu.
 

1.      Za techniczne funkcjonowanie w systemie informatycznym Elektronicznego albumu studentów i Elektronicznej księgi dyplomów oraz za archiwizację danych odpowiada Ośrodek Sieciowo Komputerowy.

2.      Merytoryczny nadzór nad Elektronicznym albumem studentów i Elektroniczną księgą dyplomów sprawuje dziekan odpowiedniego wydziału.
 

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Prorektorowi ds. Dydaktyki.

 

Tracą moc zarządzenie nr 39/XIII R/2003 Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 26 czerwca 2003 r. w sprawie numeracji w albumie studentów, księdze dyplomów i dyplomie, zarządzenie nr 69/XIII R/2004 Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 20 grudnia 2004 r. w sprawie numeracji w albumie studentów, księdze dyplomów i dyplomie (Wydział Lekarski Kształcenia Podyplomowego), zarządzenie nr 53/XIII R/2004 Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 29 września 2004 r. w sprawie systemu informatycznego do obsługi studiów- eOrdo, § 3 zarządzenia nr 5/XIV R/2009 Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie zmiany nazwy Wydziału Zdrowia Publicznego.
 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 

 

Rektor
Akademii Medycznej we Wrocławiu

prof. dr hab. Marek Ziętek

 

 

 

 

 

według rozdzielnika

 

MC