Zarządzenie nr 51/XV R/2011
Rektora Akademii Medycznej we Wrocławiu
z dnia 16 listopada 2011 r.
 
w sprawie zasad monitoringu funkcjonalnego wdrożenia systemu eOrdo – moduł „Pensum”, dla roku akademickiego 2011/2012
 
Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2005.164.1365 ze zm.) zarządza się co następuje:
 
§1
Zasady ogólne
1. W celu funkcjonalnego wdrożenia w Akademii Medycznej informatycznego systemu do obsługi toku studiów – moduł „Pensum”, zwanego dalej „Systemem”, wprowadza się zasady monitoringu zmierzające do osiągnięcia efektu, o którym mowa w pkt 2. Działania monitorujące zwane są dalej Projektem.
2. Oczekiwanym efektem funkcjonalnego wdrożenia Systemu jest możliwość systemowego rozliczania godzin dydaktycznych nauczycieli akademickich, które będzie podstawą dostarczenia bieżącej, rzetelnej informacji zarządczej, w celu dokonania rozliczeń finansowych, w tym obliczania kosztów kształcenia, kosztów wynagrodzeń w układach zarządczych, wypłaty godzin ponadwymiarowych oraz do podejmowania bieżących decyzji m.in. w obszarze podnoszenia jakości kształcenia.
3. Za wdrożenie Projektu uznaje się łącznie:
1) terminowe wprowadzenie do Systemu przez wyznaczone osoby, rzetelnych i kompleksowych danych w określonym układzie,
2) wygenerowanie z Systemu wykazu nauczycieli akademickich wraz z liczbą zrealizowanych godzin ponadwymiarowych, w terminie do 20 lipca 2012 r.,
3) weryfikację przez Dział Spraw Studenckich zgodności danych, o których mowa w ppkt 2, w terminie do 10 września 2012 r.
 
§ 2
Struktura organizacyjna Projektu
1. Za nadzór nad prawidłową realizacją projektu odpowiada prorektor ds. dydaktyki, zwany dalej „prorektorem”.
2. W celu realizacji zadań i osiągnięcia efektów Projektu, prorektor powołuje Zespół Monitorujący oraz Zespół Wdrożeniowy.
3. W skład Zespołu Monitorującego wchodzą:
1) kierownik Projektu,
2) koordynator merytoryczny,
3) administrator Systemu.
4. W skład Zespołu Wdrożeniowego wchodzą wyznaczeni:
1) adiunkci dydaktyczni,
2) opiekunowie lat,
3) pracownicy dziekanatów, jednostek międzywydziałowych,
4) informatycy wspierający Projekt na wydziałach,
5) pracownik Działu Spraw Studenckich,
6) pracownik Działu Spraw Pracowniczych.
5. Strukturę organizacyjną Projektu określa załącznik nr 1.
6. Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za wyznaczenie osób, o których mowa w §2 pkt 4 i przekazanie informacji prorektorowi,zgodnie z załącznikami nr 2–6.
7. Informacja o imiennym składzie powołanych zespołów oraz ich zadaniach znajduje się w Sekretariacie Prorektora ds. Dydaktyki.
 
Zasady monitoringu, zadania i odpowiedzialność osób zaangażowanych w realizację Projektu
§ 3
Zadania związane z monitoringiem wykonują: Zespół Monitorujący i Zespół Wdrożeniowy, dziekani oraz kierownicy właściwych jednostek organizacyjnych.
 
§ 4
1. Za bieżący monitoring oraz bieżącą kontrolę wykonywania prac w zakresie Projektu odpowiadają bezpośredni przełożeni członków zespołów, o których mowa w §2 pkt 3 ppkt 2 i 3 oraz w pkt 4.
2. Za prace związane z organizacją procesu dydaktycznego i wprowadzeniem do Systemu danych dotyczących procesu dydaktycznego, odpowiadają dziekani/kierownicy jednostek międzywydziałowych/Pełnomocnik Rektora ds. Studentów Zagranicznych.
3. Dziekani oraz kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają także za właściwą organizację realizacji Projektu na wydziale/w podległej jednostce, zapewnienie odpowiednich warunków dla wdrożenia Systemu, a w przypadkach koniecznych umożliwienie przeszkolenia pracowników.
 
§ 5
W przypadku niewywiązania się z zadań przez poszczególnych członków zespołów, o których mowa w §2 pkt 3 ppkt 2 i 3 oraz w pkt 4, ich bezpośredni przełożeni zobowiązani są do składania kierownikowi Projektu pisemnych wyjaśnień i propozycji rozwiązania problemów.
 
§ 6
Do zadań Zespołu Monitorującego należy:
1) składanie prorektorowi, po każdym etapie prac określonym w harmonogramie prac (załącznik nr 7), cząstkowych raportów z przebiegu realizacji Projektu, zawierających informację o stopniu/jakości realizacji zadań na poszczególnych etapach, problemach występujących podczas realizacji projektu ze wskazaniem członków zespołów, o których mowa w §2 pkt 3 ppkt 2 i 3 oraz w pkt 4, którzy w danym okresie nie wywiązali się z zadań, z podaniem przyczyn zaistniałej sytuacji oraz propozycji rozwiązania problemu lub propozycji usprawnienia, w celu wyeliminowania przyczyn ich powstania, w tym na podstawie informacji, o których mowa w §5.
2) uzgadnianie decyzji dotyczących kluczowych elementów Projektu,
3) bieżące rozwiązywanie problemów związanych z realizacją Projektu,
4) składanie propozycji usprawnień w zakresie funkcjonowania Systemu,
5) niezwłoczne pisemne zgłaszanie prorektorowi informacji o istniejących lub potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu,
6) w miarę potrzeby organizacja szkoleń w zakresie użytkowania systemu.
 
§ 7
1. Pracami Zespołu Monitorującego kieruje kierownik Projektu, który odpowiada za:
1) wdrożenie Projektu,
2) przygotowanie raportów cząstkowych oraz raportu końcowego z realizacji Projektu,
3) przedstawienie prorektorowi raportów, o których mowa w ppkt 2, w przypadku raportu cząstkowego niezwłocznie po zakończonym etapie prac określonym w harmonogramie, w przypadku raportu końcowego w terminie do 20 września 2012 r.
2. Wnioski Zespołu Monitorującego z realizacji Projektu i propozycje działań prorektorowi przekazuje Kierownik Projektu.
3. Zespół Monitorujący odbywa posiedzenia nie rzadziej niż raz w miesiącu, w tym po zakończeniu każdego etapu realizacji Projektu.
4. Kierownik Projektu może zapraszać na posiedzenia Zespołu Monitorującego inne osoby, w szczególności członków Zespołu Wdrożeniowego. Osoby te mają obowiązek uczestniczenia w posiedzeniu.
5. Kierownik Projektu odpowiada przed prorektorem za prawidłową realizację Projektu.
 
§ 8
1. W przypadkach koniecznych prorektor wskazuje termin i osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych działań naprawczych, mających na celu eliminację nieprawidłowości lub dokonanie usprawnień, w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym tych osób.
2. Bezpośredni przełożeni osób, o których mowa w pkt 1 informują pisemnie kierownika Projektu o stanie wykonania działań naprawczych.
 
§ 9
Koordynator merytoryczny kieruje bieżącymi pracami w Projekcie, w tym:
1) nadzoruje realizację bieżących prac w Projekcie, z wyjątkiem zadań należących do kompetencji administratora Systemu,
2) składa kierownikowi Projektu raporty z przebiegu realizacji Projektu, po zakończeniu każdego etapu, o którym mowa w harmonogramie prac wraz z informacją o ewentualnych zagrożeniach/problemach, problemach rozwiązanych w czasie trwania Projektu oraz o proponowanych usprawnieniach,
3) zapewnia właściwy przepływ informacji i komunikacji w ramach prowadzonego Projektu,
4) uczestniczy w zebraniach Zespołu Monitorującego,
5) zgłasza kierownikowi Projektu zagrożenia terminowej i prawidłowej realizacji Projektu,
6) współpracuje ściśle z administratorem Systemu,
7) wykonuje inne zadania z zakresu Projektu zlecone przez kierownika Projektu.
 
§ 10
Administrator Systemu odpowiada za:
1) zarządzanie użytkownikami Systemu,
2) koordynację i wyznaczanie zadań/działań informatyków,
3) zapewnienie spójności w przepływie danych w Systemie oraz w rozwiązaniach systemowych, w tym ustalenie jednolitego systemu kodów dla wszystkich elementów wymagających kodowania, np. kody zajęć (uwzględniając formę i miejsce realizacji zajęć, grupy studenckie, przedmioty, kierunki),
4) zapewnienie prawidłowego przebiegu procesu wprowadzania danych oraz ocena propozycji usprawnień,
5) podejmowanie działań mających na celu usuwanie nieprawidłowości związanych z informatyczną obsługą Systemu,
6) analiza i ocena zgłaszanych problemów, błędów dotyczących funkcjonowania Systemu, informatycznej obsługi Systemu, a następnie przekazywanie pisemnych odpowiedzi osobie zgłaszającej problem, uwagę lub błąd systemowy oraz przekazywanie kierownikowi Projektu opinii w tym zakresie oraz propozycji rozwiązania problemów,
7) składanie po zakończeniu każdego etapu, o którym mowa w harmonogramie prac, raportów kierownikowi Projektu z przebiegu realizacji Projektu, w zakresie informatycznej obsługi systemuwraz z informacją o zagrożeniach, o problemach rozwiązanych w czasie trwania Projektu oraz o proponowanych usprawnieniach,
8) uczestniczenie w zebraniach Zespołu Monitorującego,
9) ścisła współpraca z koordynatorem merytorycznym,
10) wykonywanie innych zadań z zakresu Projektu zleconych przez kierownika Projektu,
11) opracowanie instrukcji wprowadzania danych do Systemu,
12) opracowanie systemowych raportów-zestawień zgodnie z:
a) zarządzeniem rektora w sprawie ogólnych zasad dotyczących zlecania zajęć dydaktycznych i rozliczania pensum,
b) potrzebami jednostek organizacyjnych, zgłoszonymi na piśmie i zaakceptowanymi przez kierownika Projektu lub Prorektora.
 
§ 11
1. Członkowie Zespołu Wdrożeniowego odpowiadają za:
1) terminowe i kompleksowe wprowadzanie danych do systemu eOrdo, w określonym układzie, w terminach, o których mowa w harmonogramie prac,
2) zgłaszanie koordynatorowi merytorycznemu lub właściwemu informatykowi uwag
i problemów związanych z obsługą Systemu, w tym według formularza stanowiącego załącznik nr 8,
3) zgłaszanie koordynatorowi merytorycznemu uwag i problemów oraz propozycji usprawnień dotyczących realizacji Projektu.
2. Informatycy wspierający Projekt na wydziałach odpowiadają za rozwiązywanie bieżących problemów związanych z wdrożeniem Systemu, współdziałając z administratorem Systemu i koordynatorem merytorycznym.
 
Dane „bazowe” w Systemie
§ 12
Bazową informację w Systemie stanowią:
1) dane dotyczące grup studenckich – dane wprowadza pracownik dziekanatu,
2) wykaz przedmiotów kształcenia, na podstawie planów studiów – dane wprowadza pracownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego (za przekazanie do Ośrodka Sieciowo-Komputerowego planów studiów z wszystkich wydziałów, w tym planów studiów podyplomowych, z wykazem przedmiotów odpowiada pracownik Działu Spraw Studenckich),
3) wykaz innych zajęć wliczanych do pensum – dane wprowadza pracownik dziekanatu/ innej jednostki organizacyjnej,
4) wykaz nauczycieli akademickich z przypisanym wymiarem pensum – za wprowadzenie danych z systemu Kadry-Simple odpowiada pracownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego (za wygenerowanie aktualnych zbiorów z systemu Kadry-Simple i przekazanie do Ośrodka Sieciowo-Komputerowego odpowiada pracownik Działu Spraw Pracowniczych). Za wprowadzenie danych w zakresie obniżonego pensum odpowiada pracownik Działu Spraw Studenckich,
5) wykaz jednostek organizacyjnych Uczelni realizujących zadania na terenie szpitali klinicznych, innych szpitali (tzw. „baza obca”) lub innych podmiotów udostępniających Uczelni swoje jednostki organizacyjne, z którymi zawarto umowy na realizację zajęć dydaktycznych w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, uwzględniający podział na szpitale i podmioty oraz miejsce realizacji zajęć (w tym sale chorych) – dane wprowadza pracownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego na podstawie danych z Działu Spraw Studenckich uzgodnionych z Zespołem ds. Nadzoru nad Szpitalami Klinicznymi,
6) wykaz jednostek organizacyjnych Uczelni innych niż wymienione w pkt 5, uwzględniający miejsce realizacji zajęć (w tym: sale wykładowe, laboratoria, pracownie) – dane wprowadza pracownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego na podstawie danych z Działu Spraw Studenckich, który pozyskuje informacje z dziekanatów lub od kierowników jednostek, które prowadzą zajęcia,
7) wykaz podmiotów innych niż wymienione w pkt 5 i 6, uwzględniający nazwę jednostki organizacyjnej Uczelni realizującej zajęcia oraz miejsce realizacji tych zajęć – dane wprowadza pracownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego na podstawie danych z Działu Spraw Studenckich, który pozyskuje informacje z dziekanatów.
8) aktualna lista jednostek organizacyjnych – dane wprowadza pracownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego, na podstawie aktualnej informacji z Działu Organizacyjnego.
 
§ 13
1. Za prawidłowe dokonanie w Systemie imiennego podziału studentów na grupy studenckie odpowiada pracownik dziekanatu.
2. Za prawidłowe wprowadzenie do Systemu planu zajęć, z przypisaniem do przedmiotu grupy ćwiczeniowej, wskazaniem właściwej formy zajęć, miejsca realizacji i terminu zajęć odpowiada opiekun roku.
3. Za prawidłowe przypisanie w Systemie nauczyciela akademickiego do prowadzonych zajęć odpowiada adiunkt dydaktyczny.
4. Osoby odpowiedzialne za przekazywanie danych odpowiadają za ich kompletność oraz aktualizację.
 
§ 14
Rektor
Akademii Medycznej we Wrocławiu
 
prof. dr hab. Marek Ziętek
 
 
 
 
Otrzymują:
według rozdzielnika
 
MK