Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. − Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 poz. 572 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

§ 1

Nadzór nad wdrożeniem systemu informatycznego SIMPLE.ERP w zakresie „Majątek Trwały” (zwanego dalej „systemem”) sprawują:

a) Zastępca Kwestora – w zakresie merytorycznym oraz za uaktualnianie przepisów wewnętrznych z tym związanych,

b) Kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego – w zakresie obsługi informatycznej oraz ochrony i zabezpieczenia systemu,

c) Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania w zakresie raportowania,

d) Administrator sieci rektoratu – w zakresie migracji danych z systemu HMS do SIMPLE.ERP,

e) Kierownik Wdrożenia – w zakresie koordynacji prac pomiędzy firmą wdrażającą a Uniwersytetem Medycznym oraz weryfikacji poprawności wdrożenia.

 

§ 2

Obszary funkcjonalne – etapy oraz osoby odpowiedzialne za wdrożenie systemu zarządzania „Majątkiem Trwałym”:

1) skonfigurowanie obszaru zarządzania środkami trwałymi – Kierownik Wdrożenia,

2) ewidencja danych przyjęcia składników majątku trwałego – kierownik Działu Finansowego,

3) amortyzacja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych – kierownik Działu Finansowego,

4) ewidencja przedmiotów niskocennych i wyposażenia – kierownik Działu Finansowego oraz kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku,

5) ewidencja składowych środka trwałego – kierownik Działu Finansowego oraz kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku,

6) inwentaryzacja – kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku,

7) raportowanie – Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania.

 

§ 3

Na Kierownika Wdrożenia modułu „Majątek Trwały” powołuje się Sławomira Siudakiewicza.

Za wdrożenie obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały” odpowiedzialność ponoszą:

1) kierownik Działu Finansowego − w zakresie poprawności wdrażania „Majątku Trwałego” pod kątem funkcjonalności obszarów, o których mowa w §2;

2) kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku − w zakresie prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji majątku trwałego z wyłączeniem wdrożenia spisu inwentarza przy pomocy czytników elektronicznych;

3) kierownik Działu Aparatury Naukowej − w zakresie prawidłowości wprowadzania dokumentów OT oraz innych służących do ewidencji majątku trwałego w zakresie realizowanych zakupów środków trwałych;

4) kierownik Działu Technicznego − w zakresie prawidłowości wprowadzania dokumentów OT oraz innych służących do ewidencji majątku trwałego w zakresie inwestycji;

5) kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego − w zakresie prawidłowości wprowadzania dokumentów OT oraz innych służących do ewidencji majątku trwałego w zakresie zakupu wartości niematerialnych i prawnych.

 

§ 4

Odpowiedzialność za przygotowanie niezbędnych zmian w polityce rachunkowości Uczelni oraz sprawozdawczości finansowej ponosi Zastępca Kwestora oraz Kierownik Wdrożenia. Zmiany w polityce rachunkowości należy wprowadzić do dnia 30 listopada 2013 r.

 

§ 5

Nadzór nad opracowaniem miesięcznego raportowania z wdrażania wszystkich obszarów funkcjonalnych środków trwałych oraz przygotowanie arkuszy rozliczeń i analizy kosztów sprawuje Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania. Raporty przekazywane są do kwestora. 

 

§ 6

Osoby odpowiedzialne za wdrożenie obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały” (we współpracy z Zastępcą Kwestora) są zobowiązane przed rozpoczęciem wdrożenia (na podstawie zagadnień wyszczególnionych w załączniku nr 1) do zweryfikowania i uzupełnienia rejestrów, danych słownikowych, typowych schematów dekretacji dokumentów i księgowań oraz wykazów kont, które nie funkcjonują w obecnie wykorzystywanym systemie HMS, a będą funkcjonować w wersji wdrażanej.

 

§ 7

Zastępca Kwestora zobowiązany jest do weryfikacji listy osób (sporządzonej przez Kierownika Wdrożenia) korzystających z poszczególnych modułów, z określeniem uprawnień do danych opcji – zgodnie z wykazem funkcji obszaru funkcjonalnego.

 

§ 8

Wdrożenie obszarów funkcjonalnych, o których mowa w §2 powinno zakończyć się do 31 grudnia 2013 r. Harmonogram wdrożenia określa załącznik nr 3.

 

§ 9

Osoby, o których mowa w §2, odpowiedzialne za wdrożenie poszczególnych obszarów funkcjonalnych ustalą z Kierownikiem Wdrożenia zakres niezbędnych prac i czas trwania poszczególnych etapów wdrażania modułu.

 

§ 10

1)  Z odbioru obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały” w zakresie opisanym w załączniku nr 1 sporządza się protokół końcowy odbioru według wzoru określonego w załączniku nr 4.

2)  Protokół podpisywany jest przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały”, a także przez osoby, którym powierzono nadzór nad wdrożeniem, o których mowa w §1 i §4.

3)  Podpisany protokół odbioru przekazany zostaje do akceptacji kwestora i kanclerza.

 

§ 11

W protokole odbioru wdrożenia modułu potwierdza się zakończenie merytorycznego i informatycznego zakresu prac. Potwierdzenie merytorycznego zakresu prac powinno odnosić się do szczegółowego zakresu obszaru „Majątek Trwały” (§2 oraz załącznik nr 1).

 

§ 12

Do protokołu odbioru załącza się kserokopię Kart Pracy, potwierdzających realizację prac wdrożeniowych oraz potwierdzenie odbytych szkoleń dla pracowników korzystających z systemu.

 

§ 13

Ewidencję godzin przeprowadzonych szkoleń, pracowników korzystających z systemu prowadzi Kierownik Wdrożenia modułu „Majątek Trwały”.

 

§ 14

Przed rozpoczęciem wdrożenia systemu, kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego zobowiązany jest do:

1) przygotowania sprzętu komputerowego w jednostkach organizacyjnych, których dotyczy wdrożenie, umożliwiającego dobrą współpracę z nową wersją systemu,

2) przygotowania i udostępnienia serwera na potrzeby firmy przeprowadzającej wdrożenie,

3) udostępnienia firmie przeprowadzającej wdrożenie danych pochodzących z innych systemów użytkowanych w Uczelni, które mają być przeniesione do nowej wersji systemu.

 

§ 15

Obieg dokumentów modułu „Majątek Trwały” (zgodnie z załącznikiem nr 2) pozostaje bez zmian, z wyjątkiem dokumentacji wyposażenia oraz majątku niskocennego. Jeden egzemplarz dokumentu OTW powinien zostać wydrukowany i dołączony do faktury.

 

§ 16

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązywania od dnia 1 lipca 2013 r.

 

załącznik 1 - specyfikacja prac wdrożeniowych
załącznik 2 - obieg dokumentów
załącznik 3 - harmonogram wdrożenia
załącznik 4 - protokół technicznego odbioru prac


 

Rektor

Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu

 

 

prof. dr hab. Marek Ziętek