Zarządzenie nr 74/XV R/2013
Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu
z dnia 15 października 2013 r.
 
w sprawie powołania zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie modułu „Majątek Trwały” w systemie SIMPLE.ERP
 
Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. − Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 poz. 572 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
 
§ 1
Nadzór nad wdrożeniem systemu informatycznego SIMPLE.ERP w zakresie „Majątek Trwały” (zwanego dalej „systemem”) sprawują:
a) Zastępca Kwestora – w zakresie merytorycznym oraz za uaktualnianie przepisów wewnętrznych z tym związanych,
b) Kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego – w zakresie obsługi informatycznej oraz ochrony i zabezpieczenia systemu,
c) Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania w zakresie raportowania,
d) Administrator sieci rektoratu – w zakresie migracji danych z systemu HMS do SIMPLE.ERP,
e) Kierownik Wdrożenia – w zakresie koordynacji prac pomiędzy firmą wdrażającą a Uniwersytetem Medycznym oraz weryfikacji poprawności wdrożenia.
 
§ 2
Obszary funkcjonalne – etapy oraz osoby odpowiedzialne za wdrożenie systemu zarządzania „Majątkiem Trwałym”:
1) skonfigurowanie obszaru zarządzania środkami trwałymi – Kierownik Wdrożenia,
2) ewidencja danych przyjęcia składników majątku trwałego – kierownik Działu Finansowego,
3) amortyzacja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych – kierownik Działu Finansowego,
4) ewidencja przedmiotów niskocennych i wyposażenia – kierownik Działu Finansowego oraz kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku,
5) ewidencja składowych środka trwałego – kierownik Działu Finansowego oraz kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku,
6) inwentaryzacja – kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku,
7) raportowanie – Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania.
 
§ 3
Na Kierownika Wdrożenia modułu „Majątek Trwały” powołuje się Sławomira Siudakiewicza.
Za wdrożenie obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały” odpowiedzialność ponoszą:
1) kierownik Działu Finansowego − w zakresie poprawności wdrażania „Majątku Trwałego” pod kątem funkcjonalności obszarów, o których mowa w §2;
2) kierownik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku − w zakresie prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji majątku trwałego z wyłączeniem wdrożenia spisu inwentarza przy pomocy czytników elektronicznych;
3) kierownik Działu Aparatury Naukowej − w zakresie prawidłowości wprowadzania dokumentów OT oraz innych służących do ewidencji majątku trwałego w zakresie realizowanych zakupów środków trwałych;
4) kierownik Działu Technicznego − w zakresie prawidłowości wprowadzania dokumentów OT oraz innych służących do ewidencji majątku trwałego w zakresie inwestycji;
5) kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego − w zakresie prawidłowości wprowadzania dokumentów OT oraz innych służących do ewidencji majątku trwałego w zakresie zakupu wartości niematerialnych i prawnych.
 
§ 4
Odpowiedzialność za przygotowanie niezbędnych zmian w polityce rachunkowości Uczelni oraz sprawozdawczości finansowej ponosi Zastępca Kwestora oraz Kierownik Wdrożenia. Zmiany w polityce rachunkowości należy wprowadzić do dnia 30 listopada 2013 r.
 
§ 5
Nadzór nad opracowaniem miesięcznego raportowania z wdrażania wszystkich obszarów funkcjonalnych środków trwałych oraz przygotowanie arkuszy rozliczeń i analizy kosztów sprawuje Zastępca Kwestora ds. Ekonomicznych i Planowania. Raporty przekazywane są do kwestora. 
 
§ 6
Osoby odpowiedzialne za wdrożenie obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały” (we współpracy z Zastępcą Kwestora) są zobowiązane przed rozpoczęciem wdrożenia (na podstawie zagadnień wyszczególnionych w załączniku nr 1) do zweryfikowania i uzupełnienia rejestrów, danych słownikowych, typowych schematów dekretacji dokumentów i księgowań oraz wykazów kont, które nie funkcjonują w obecnie wykorzystywanym systemie HMS, a będą funkcjonować w wersji wdrażanej.
 
§ 7
Zastępca Kwestora zobowiązany jest do weryfikacji listy osób (sporządzonej przez Kierownika Wdrożenia) korzystających z poszczególnych modułów, z określeniem uprawnień do danych opcji – zgodnie z wykazem funkcji obszaru funkcjonalnego.
 
§ 8
Wdrożenie obszarów funkcjonalnych, o których mowa w §2 powinno zakończyć się do 31 grudnia 2013 r. Harmonogram wdrożenia określa załącznik nr 3.
 
§ 9
Osoby, o których mowa w §2, odpowiedzialne za wdrożenie poszczególnych obszarów funkcjonalnych ustalą z Kierownikiem Wdrożenia zakres niezbędnych prac i czas trwania poszczególnych etapów wdrażania modułu.
 
§ 10
1)  Z odbioru obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały” w zakresie opisanym w załączniku nr 1 sporządza się protokół końcowy odbioru według wzoru określonego w załączniku nr 4.
2)  Protokół podpisywany jest przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie obszaru funkcjonalnego „Majątek Trwały”, a także przez osoby, którym powierzono nadzór nad wdrożeniem, o których mowa w §1 i §4.
3)  Podpisany protokół odbioru przekazany zostaje do akceptacji kwestora i kanclerza.
 
§ 11
W protokole odbioru wdrożenia modułu potwierdza się zakończenie merytorycznego i informatycznego zakresu prac. Potwierdzenie merytorycznego zakresu prac powinno odnosić się do szczegółowego zakresu obszaru „Majątek Trwały” (§2 oraz załącznik nr 1).
 
§ 12
Do protokołu odbioru załącza się kserokopię Kart Pracy, potwierdzających realizację prac wdrożeniowych oraz potwierdzenie odbytych szkoleń dla pracowników korzystających z systemu.
 
§ 13
Ewidencję godzin przeprowadzonych szkoleń, pracowników korzystających z systemu prowadzi Kierownik Wdrożenia modułu „Majątek Trwały”.
 
§ 14
Przed rozpoczęciem wdrożenia systemu, kierownik Ośrodka Sieciowo-Komputerowego zobowiązany jest do:
1) przygotowania sprzętu komputerowego w jednostkach organizacyjnych, których dotyczy wdrożenie, umożliwiającego dobrą współpracę z nową wersją systemu,
2) przygotowania i udostępnienia serwera na potrzeby firmy przeprowadzającej wdrożenie,
3) udostępnienia firmie przeprowadzającej wdrożenie danych pochodzących z innych systemów użytkowanych w Uczelni, które mają być przeniesione do nowej wersji systemu.
 
§ 15
Obieg dokumentów modułu „Majątek Trwały” (zgodnie z załącznikiem nr 2) pozostaje bez zmian, z wyjątkiem dokumentacji wyposażenia oraz majątku niskocennego. Jeden egzemplarz dokumentu OTW powinien zostać wydrukowany i dołączony do faktury.
 
§ 16
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązywania od dnia 1 lipca 2013 r.
Rektor
Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu
 
 
prof. dr hab. Marek Ziętek

 
 
Otrzymują:
według rozdzielnika:
 
1.       Kanclerz - mgr Artur Parafiński,
2.       Kwestor - mgr Elżbieta Urban,
3.       Zastępca Kanclerza ds. Logistyki – mgr Jacek Czajka,
4.       Z-ca Kwestor - mgr Ewa Dziwulska,
5.       Z-ca Kwestor ds. Ekonomicznych i Planowania – mgr Elżbieta Oleksak,
6.       Kierownik Wdrożenia – Sławomir Siudakiewicz,
7.       Kierownik Dz. Finansowego - mgr Bożena Bieniek,
8.       Kierownik Dz. Inwentaryzacji - Lilia Aplas,
9.       Kierownik Działu Aparatury Naukowej – mgr inż. Anna Piotrowska,
10.    Kierownik Działu Technicznego – mgr inż. Małgorzata Sidorowicz-Kohnen,
11.    Kierownik Ośrodek Sieciowo-Komputerowy - mgr inż. Krzysztof Hebzda,
12.    Kierownik Sekcji w Dziale Ośrodek Sieciowo-Komputerowy - mgr inż. Krzysztof Mazanowski.
 
 
 
MKa