Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. 2012, poz. 572 ze zm.) oraz umowy o dofinansowanie Projektu „ Zintegrowany System Zarządzania Uniwersytetem Medycznym we Wrocławiu” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (nr umowy UDA-POKL-o4.01.01-00-076/11-00), zarządza się, co następuje:

 

Zarządzenie dotyczy Projektu „Zintegrowany System Zarządzania Uniwersytetem Medycznym we Wrocławiu” (zwanego dalej „Projektem-ZSZ”), realizowanego w okresie od 1 marca 2013 r. do 28 lutego 2015 r.

 

1. W celu realizacji założeń Projektu-ZSZ powołuje się Zespół ds. Projektu „Zintegrowany System Zarządzania Uniwersytetem Medycznym we Wrocławiu” (zwany dalej „Zespołem”) – w skład którego wchodzą:

a) Kierownik Projektu-ZSZ

b) asystent Kierownika Projektu ZSZ

c) specjalista ds. szkoleń i promocji

d) specjalista ds. finansów i rozliczeń

a) kierownik Biura

b) specjalista ds. efektywności kształcenia

c) specjalista ds. monitoringu kształcenia

d) Pełnomocnik ds. Jakości Kształcenia na Wydziale Lekarskim

e) Pełnomocnik ds. Jakości Kształcenia na Wydziale Lekarsko-Stomatologicznym

f) Pełnomocnik ds. Jakości Kształcenia na Wydziale Lekarskim Kształcenia Podyplomowego

g) Pełnomocnik ds. Jakości Kształcenia na Wydziale Farmaceutycznym z Oddziałem Analityki Medycznej

h) Pełnomocnik ds. Jakości Kształcenia na Wydziale Nauk o Zdrowiu

a) kierownik Biura

b) specjalista ds. zarządzania majątkiem

c) specjalista ds. planowania majątku

a) kierownik Biura

b) specjalista ds. administracyjnych nowego modelu zasobów ludzkich

c) specjalista ds. nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi

d) specjalista ds. prawnych nowego modelu zasobów ludzkich

a) kierownik Biura

b) specjalista informatyk ds. zmian w systemach informatycznych Uczelni

c) specjalista informatyk ds. wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.
 

2. W ramach Projektu-ZSZ następujące osoby stanowią Zespół Sterujący:

1) prorektor ds. rozwoju Uczelni,

2) dziekani poszczególnych wydziałów,

3) kanclerz,

4) kwestor.
 

3. W ramach Projektu-ZSZ pracownicy następujących jednostek organizacyjnych wchodzą w skład Zespołu Pomocniczego, w zależności od potrzeb wykonania poszczególnych zadań:

1) Dział Spraw Studenckich

2) Dział Spraw Pracowniczych

3) Dział Wydawnictw i Promocji Uczelni

4) Dziekanaty

5) Biuro Obsługi Rektora i Prorektorów

6) Zespół ds. Zamówień Publicznych

7) Zastępca Kwestora

8) Dział Płac

9) Dział Finansowy

10) Dział Kosztów

11) Dział Planowania i Analiz

12) Dział Aparatury Naukowej

13) Dział Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku

14) Dział Eksploatacji

15) Ośrodek Sieciowo-Komputerowy

16) Dział Organizacyjny

17) Dział Transportu i Zaopatrzenia

18) Dział ds. Projektów Europejskich

19) Inspektorat Spraw Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych

20) Akademickie Biuro Karier

21) Zespół Radców Prawnych

1. Głównym zadaniem Zespołu-ZSZ jest zwiększenie jakości i efektywności zarządzania Uczelnią poprzez wdrożenie założeń Strategii Rozwoju Uczelni na lata 2009-2020, w szczególności w zakresie:.

1) jakości kształcenia

2) efektywności zarządzania zasobami majątkowymi

3) efektywności zarządzania zasobami ludzkimi

4) kompetencji kadry kierowniczej w zakresie zarządzania Uczelnią

5) nowych rozwiązań informatycznych.

2.  Podstawowe zadania Biura Zarządzania Projektem-ZSZ obejmują:

1) ustalenie planu zarządzania Projektem-ZSZ

2) monitorowanie realizacji Projektu-ZSZ

3) prowadzenie rozliczania i sprawozdawczości Projektu-ZSZ

4) nadzór i koordynacja przeprowadzania procedur przetargowych

5) nadzór i współorganizowanie szkoleń i konferencji dla kadry kierowniczej

6) opracowanie wzoru graficznego oraz wykonanie i dystrybucja materiałów promocyjnych

7) przygotowanie ogłoszenia w prasie w zakresie realizacji Projektu-ZSZ i przekazanie do publikacji

8) opracowanie i zatwierdzenie Raportu Końcowego z realizacji Projektu-ZSZ

3.  Podstawowe zadania Biura Zarządzania Jakością Kształcenia obejmują:

1) opracowanie we współpracy z dziekanatami nowej Polityki Jakości Kształcenia w Uczelni, zwracając uwagę w szczególności na ustanowienie jakości kształcenia zasadniczym elementem zarządzania strategicznego, rozwijanie efektywnych wewnętrznych systemów monitorowania jakości kształcenia, włączenie jakości we wszystkie obszary działalności naukowej i dydaktycznej, dokumentowanie standardów i systemów zapewniania jakości oraz rozwijanie systemu jakości jako systemu wsparcia procesu podejmowania decyzji na Uczelni

2) koordynowanie lokalnych struktur zapewniania jakości procesów dydaktycznych przez okres realizacji projektu

3) przegląd dotychczasowych zasad, procedur, narzędzi zapewniania jakości kształcenia oraz dobrych praktyk w tym zakresie

4) stworzenie systemu monitoringu jakości kształcenia i prowadzenie monitoringu jakości kształcenia

5) analiza obecnych programów kształcenia, w tym zamówienie usługi ekspertyzy aktualności treści programów nauczania i ich przydatności praktycznej, w odniesieniu do wymagań Krajowych Ram Kwalifikacji (KRK)

6) opracowanie i kontrolowanie wskaźników efektywności kształcenia w oparciu o zaakceptowane efekty kształcenia tj. monitorowanie jakości prac dyplomowych, egzaminów dyplomowych oraz kariery zawodowej absolwentów

7) wprowadzenie wewnątrzuczelnianego rankingu najlepszych programów kształcenia połączonego z dodatkiem motywacyjnym

8) zorganizowanie systemu stałej współpracy z przedsiębiorcami, organizacjami zawodowymi, izbami handlowymi i partnerami społecznymi w zakresie dostosowania programów kształcenia do wymagań rynku pracy

9) organizacja szkoleń z zakresu jakości kształcenia w uczelniach oraz uczestnictwo w organizacji ogólnouczelnianych konferencjach szkoleniowych nt. jakości kształcenia

10) opracowanie sprawozdania z wykonania zadania, w tym raportów dla poszczególnych Wydziałów oraz porównawczego dotyczących poziomu jakości kształcenia.

4. Podstawowe zadania Biura Planowania i Zarządzania Majątkiem obejmują:

1) opracowanie i wdrożenie nowej Polityki Zarządzania Majątkiem

2) prowadzenie analizy stanu infrastruktury majątkowej Uczelni

3) opracowanie procedur i realizowanie planu optymalizacji mienia Uczelni

4) opracowanie planów zarządzania nieruchomościami Uczelni oraz wprowadzenie okresowych budżetów nieruchomości

5) przeprowadzenie elektronicznej inwentaryzacji majątku Uczelni

6) opracowanie sprawozdania z wykonania zadania

5.  Podstawowe zadania Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi obejmują:

1) opracowanie i wdrożenie nowej Polityki Kadrowej

2) opracowanie i wdrożenie usprawnienia systemu rekrutacji, oceniania i motywowania pracowników

3) opracowanie nowej strategii szkoleniowej

4) opracowanie nowego systemu opisu stanowisk pracy i ich wartościowania

5) opracowanie sprawozdania z wykonania zadania.

6.  Podstawowe zadania Biura Zarządzania Procesem Zmiany Informatycznej Uczelni obejmują:

1) wdrożenie nowych narzędzi informatyczno-komunikacyjnych

2) zakup zaawansowanego sprzętu sieciowego na potrzeby zarządzania modułami ERP, systemami EOD i zarządzania dydaktyką

3) przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej oraz wdrożenie rozwiązań informatycznych rozszerzenia systemu wspomagającego zarządzanie procesami dydaktycznymi

4) przeszkolenie użytkowników w zakresie użytkowania platformy wspomagania zarządzania procesami dydaktycznymi

5) wdrożenie nowych modułów do systemu ERP oraz testowanie funkcjonalności przez użytkowników

6) wdrożenie, testowanie i przeszkolenie użytkowników Elektronicznego Obiegu Dokumentów

7) opracowanie sprawozdania z wykonania zadania

1) koordynowanie tworzenia biur projektowych poszczególnych zadań oraz nadzór nad ich pracą;

2) współpraca z Instytucją Pośredniczącą;

3) nadzór nad prawidłową realizacją Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i wytycznymi dla POKL;

4) nadzór nad przygotowywaniem wniosków o płatność;

5) opracowywanie raportów z realizacji Projektu dla władz Uczelni;

6) analiza ryzyka oraz podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie zagrożeń dla prawidłowego przebiegu Projektu;

7) bieżące monitorowanie postępu rzeczowego i finansowego Projektu;

8) porządkowanie i przygotowywanie dokumentacji projektowej do archiwizacji.

Na wniosek Kierownika Projektu Jednostki są zobowiązane do dostarczenia wymaganych dokumentów oraz udzielenia informacji i pomocy.

1) koordynowanie pracy Biura projektowego;

2) wykonywanie zadań merytorycznych Biura;

3) przygotowywanie okresowych raportów i sprawozdań z realizacji zadań Biura na potrzeby Kierownika Projektu.

Na wniosek Kierownika Biura Jednostki są zobowiązane do dostarczenia wymaganych dokumentów oraz udzielenia informacji i pomocy.

1. Projekt „Zintegrowany System Zarządzania Uniwersytetem Medycznym we Wrocławiu” jest realizowany w strukturze Biura Zespołów Projektowych i podlega bezpośrednio Prorektorowi ds. Rozwoju Uczelni, który sprawuje nadzór nad realizacją Projektu-ZSZ.

2. Dla potrzeb ewidencji kancelaryjnej Projekt-ZSZ otrzymuje symbol RU-BP oraz adres organizacyjny email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

1. Po zakończeniu realizacji Projektu-ZSZ, dokumentację uporządkowaną w teczki spraw, Biuro Zarządzania Projektem-ZSZ, w trybie spisu zdawczo-odbiorczego akt wraz z protokolarnie stwierdzonymi brakami w dokumentacji przekazywanej, przekazuje do Działu ds. Projektów Europejskich.

2. Dokumentację, której okres przechowywania w jednostce merytorycznej upłynął, Dział ds. Projektów Europejskich. przekazuje do Archiwum Zakładowego lub do brakowania, zgodnie
z przepisami o archiwizacji dokumentów określonymi w odrębnym zarządzeniu rektora.

Zespół rozpoczyna prace z dniem powołania.

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

Rektor

Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu

 

prof. dr hab. Marek Ziętek

Otrzymują:

według rozdzielnika